Huishoudekijk reglement

Huishoudelijk reglement CoxyPics

CoxyPics is een socioculturele vereniging in Koksijde. Het intern reglement regelt de werking van de vereniging en vult daarbij de statuten aan. Het bevat een aantal regels waar alle clubleden en bestuur zich toe verbinden. Het intern reglement schept duidelijkheid. Het wil de onderlinge communicatie stimuleren en de werking van de vereniging conflictvrij houden. Ieder lid van de vereniging onderschrijft dit reglement.

  • De fotoclub is gehuisvest in de Noordduinen, Helvetiastraat 47 te Koksijde.
  • Het administratief adres is Zwaluwenstraat 8 te 8670 Koksijde (Sint-Idesbald).

Lidmaatschap:

  • Het lidmaatschap wordt telkens voor 1 jaar aangegaan en verloopt op het einde van het kalenderjaar. Elk lid is de facto “toegetreden lid” en kan “effectief lid” worden op aanvraag via het digitaal platform van Three and More of info@coxypics.be. Zie statuten art. 3.
  • Effectieve leden hebben stemrecht op de Algemene Vergadering. Zowel een individueel als een gezinslidmaatschap geeft recht op één stem. Indien gezinsleden elk afzonderlijk stemrecht wensen, moeten ze opteren om elk afzonderlijk een individueel lidmaatschap aan te gaan.
  • Het lidgeld bedraagt € 35 per persoon en € 60 voor een gezin wonende op eenzelfde adres. De Raad van Bestuur kan deze bedragen jaarlijks wijzigen.
  • Het lidgeld wordt betaald bij inschrijving door overschrijving op rekeningnummer: BE23 7360 3840 5091 – BIC: KREDBEBB van Fotoclub CoxyPics.
  • De raad van bestuur is gemachtigd het lidmaatschap te weigeren.
  • BREEDBEELD verzekert alle leden voor burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen tijdens de activiteiten van CoxyPics. Het biedt rechtsbijstand. Persoonlijk materiaal en materiaal van de club zijn niet verzekerd.
  • Het digitale platform van Three and More, dat voldoet aan de nieuwe Europese Algemene Verordening inzake Gegevensbescherming, beheert de ledenadministratie.
  • Opzegging van het lidmaatschap wordt omschreven in de statuten van de vereniging.

Rechten verbonden aan het lidmaatschap:

  • Ieder lid kan zich inschrijven voor de clubactiviteiten.
  • De clubactiviteiten zijn in principe alleen toegankelijk voor clubleden. Derden die deelnemen aan clubactiviteiten doen dit op eigen risico, de club kan niet aansprakelijk worden gesteld voor ongevallen.
  • Ieder lid mag eigen beeldmateriaal posten in een portfolio op de website van de vereniging. Opgelet, elk lid draagt volledig zelf de verantwoordelijkheid inzake auteursrechten en portretrechten voor de getoonde foto’s in zijn/haar persoonlijke portfolio. Fotoclub CoxyPics als dusdanig, kan bij eventuele overtredingen hieromtrent, niet aansprakelijk gesteld worden.
  • Beeldmateriaal gemaakt tijdens clubactiviteiten kan gepubliceerd worden op de CoxyPics website, facebook of andere club-gerelateerde kanalen.
  • Alle info over CoxyPics is te vinden op de website en via de facebookpagina.

Waarden en normen:

  • CoxyPics waarborgt haar leden het recht op vrije artistieke expressie.
  • CoxyPics distantieert zich uitdrukkelijk van seksistische, discriminerende, racistische en pornografische foto’s.
  • De leden verbinden zich er toe de goede naam van de club en haar leden te respecteren en te vrijwaren.
  • De leden hebben toegang tot hun eigen persoonsgegevens via het digitaal platform van Three and More en kunnen deze aanpassen.
  • We verwachten van onze leden respect voor anderen, hun creatief werk en hun bezittingen.
  • Een lid dat schade toebrengt aan de bezittingen van de club of van anderen tijdens de clubactiviteiten wordt geacht deze schade te vergoeden.
  • De vereniging kan niet aansprakelijk gesteld worden voor de schade of letsels veroorzaakt door de leden of derden. Evenmin kan de vereniging aansprakelijk gesteld worden voor verlies of diefstal.
  • De vereniging en het bestuur kunnen niet aansprakelijk gesteld worden voor het gedrag van leden tijdens clubbijeenkomsten en andere activiteiten, ook al betreft het een betalende activiteit. Elk lid of kandidaat clublid blijft zelf verantwoordelijk.
  • Tijdens de clubbijeenkomsten mag binnenshuis niet gerookt worden.
  • Dronkenschap of druggebruik tijdens clubactiviteiten worden niet getolereerd.
  • Bij intern conflict kan de raad van bestuur een initiatief nemen om een dialoog met de betrokkenen op te starten.
  • Bij overtreding van de regels vermeld in dit huishoudelijk reglement, kan de raad van bestuur maatregelen nemen om de vlotte werking van de club te waarborgen voor andere leden. De raad van bestuur laat na het overleg de beslissing schriftelijk (per e-mail) weten aan het betrokken lid/de betrokken leden.
  • De leden van de raad van bestuur die betrokken zijn bij een klacht, worden in de raad van bestuur vervangen door een ander niet betrokken clublid.

Boekhouding:

  • Enkel reële kosten die rechtstreeks voortvloeien uit de werking of activiteiten van de club komen in aanmerking voor terugbetaling en dit in samenspraak met de raad van bestuur.
  • Betalingen worden enkel gedaan via de rekening van de club.
  • Het eerste aanspreekpunt is de penningmeester of zijn collega penningmeester.
  • Toegestane kosten kunnen worden terugbetaald na indiening van een onkostennota (binnen de twee maanden) vergezeld van de nodige bewijsstukken (facturen, kastickets…).
  • De penningmeester legt jaarlijks de rekeningen voor op de Algemene Vergadering. Jaarlijks wordt een exploitatierekening en balans opgemaakt. Op dat moment kan elk effectief lid inzage vragen in de jaarlijkse afrekening. Deze wordt goedgekeurd door de algemene vergadering en door ondertekening door alle bestuursleden.
  • Geldopname gebeurt enkel door de penningmeester of zijn collega samen met een van de andere bestuursleden.

Bestuur en secretariaat:

  • Enkel de bestuursleden kunnen de vereniging bindend vertegenwoordigen tegenover derden.
  • Het secretariaat is gevestigd te Koksijde, Zwaluwenstraat 8. De secretaris verzorgt de ledenadministratie en de correspondentie.
  • Correspondentie gebeurt doorgaans per mail of via een digitaal platform.

Bijeenkomsten:

  • De vereniging organiseert een maandelijkse bijeenkomst, telkens op de 2de zondag, uitgezonderd in juli en augustus. Deze activiteit is enkel toegankelijk voor leden. De bijeenkomsten zijn normaliter van 9u tot 12u..
  • Consumpties aan de bar zijn voor eigen rekening en zijn ter plaatse te betalen.
  • Van elk clublid wordt gevraagd om orde en netheid te respecteren.
  • Bij een bezoek aan een tentoonstelling of andere activiteiten buiten de club draagt het lid zelf de kosten.

Workshops, uitstappen, lezingen en cursussen:

  • De vereniging organiseert ook op regelmatige basis workshops en uitstappen. Deze zijn toegankelijk voor alle leden. Inschrijving vooraf is noodzakelijk.
  • Cursussen en lezingen zijn toegankelijk voor leden en niet-leden. Leden genieten hierbij speciale kortingen op de deelnameprijs.

Wijzigingen huishoudelijk reglement:

  • Het huishoudelijk reglement kan enkel door de raad van bestuur gewijzigd worden.
  • Aangelegenheden die niet vermeld worden in het huishoudelijk reglement worden beslist door het bestuur.

Vergaderingen:

  • Het bestuur vergadert 1 maal per maand op vrijdag voorafgaand aan de maandactiviteit.
  • Het bestuur schrijft 1 maal per jaar een algemene vergadering uit.
  • Op de algemene vergadering die jaarlijks plaatsvindt, worden de effectieve leden uitgenodigd en komen tenminste de volgende punten op de agenda. Zie statuten art.4.
    • Jaarverslag secretaris
    • Jaarverslag penningmeester met financieel overzicht van het afgelopen boekjaar en begroting voor het komende jaar
    • Overzicht activiteiten voor het komende jaar
    • Samenstelling bestuur
    • Kwijting bestuursleden

Dit document dateert van 15/08/2017 en is bijgewerkt op 26/08/2018. Bij het kiezen voor een lidmaatschap bij Fotoclub CoxyPics en betaling van het lidgeld gaat het lid akkoord met de bepalingen in dit huishoudelijk reglement. Indien het bestuur van vzw CoxyPics het nodig acht, kan het huishoudelijk reglement geüpdatet worden en geraadpleegd worden via Three and More. Elk lid heeft het recht om het lidmaatschap stop te zetten bij het niet akkoord gaan met een wijziging. Deze stopzetting geeft geen recht op teruggave van de ledenbijdrage van het lopende kalenderjaar.

 

Het bestuur.